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财务人员必备的EXCEL必学秘技!

   也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。

  但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于Excel的别样风情。了解一下EXCEL表格必学秘技

  一、表头下面衬张图片

  为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢?

  1.执行;格式→工作表→背景;命令,打开;工作表背景;对话框,选中需要作为背景的图片后,按下;插入;按钮,将图片衬于整个工作表下面。

  2.在按住Ctrl键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元格(区域)。

  3.按;格式;工具栏上的;填充颜色;右侧的下拉按钮,在随后出现的;调色板;中,选中;白色;。经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被;白色;遮盖了)。

  提示:衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

  二、用连字符;&;来合并文本

  如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符;&;就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

  1.在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。

  2.再次选中D1单元格,用;填充柄;将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

  3.选中E列,执行;复制;操作,然后选中F列,执行;编辑→选择性粘贴;命令,打开;选择性粘贴;对话框,选中其中的;数值;选项,按下;确定;按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

  4.将B、C、D、E列删除,完成合并工作。

  提示:完成第1、2步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误。故须进行第3步操作,将公式转换为不变的;值;。

  三、生成绩条

  常有朋友问;如何打印成绩条;这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

  此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为学科名称。

  1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″ ,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。

  2.再次选中A1单元格,用;填充柄;将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再同时选中A1至G1单元格区域,用;填充柄;将上述公式复制到A2至G185单元格中。

  至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。

  3.调整好行高和列宽后,同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域),按;格式;工具栏;边框;右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中;所有框线;选项,为选中的区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行此步及下面的操作)。

  4.同时选中A1至G3单元格区域,点击;常用;工具栏上的;格式刷;按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成绩条添加边框。

  按;打印;按钮,即可将成绩条打印出来。

  四、Excel帮你选函数

  在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的;搜索函数;功能可以帮你缩小范围,挑选出合适的函数。

  执行;插入→函数;命令,打开;插入函数;对话框,在;搜索函数;下面的方框中输入要求(如;计数;),然后单击;转到;按钮,系统即刻将与;计数;有关的函数挑选出来,并显示在;选择函数;下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定所需要的函数。

  五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

  有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容,可以利用Excel的;监视窗口;功能来实现。

  执行;视图→工具栏→监视窗口;命令,打开;监视窗口;,单击其中的;添加监视;按钮,展开;添加监视点;对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击;添加;按钮。重复前述操作,添加其它;监视点;。

  以后,无论在哪个工作表中,只要打开;监视窗口;,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

  六、为单元格快速画边框

  在Excel 2002以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。

  单击;格式;工具栏上;边框;右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选;绘图边框;选项,或者执行;视图→工具栏→边框;命令,展开;边框;工具栏。

  单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。

  提示:

  ①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的;擦除边框;按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。

  ②如果需要画出不同颜色的边框,可以先按工具栏右侧的;线条颜色;按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即可。

  ③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

  七、控制特定单元格输入文本的长度

  你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难。

  例如我们将光标定位到一个登记;年份;的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我们希望;年份;都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击;数据;菜单的;有效性;选项。

  在;设置;卡片;有效性条件;的;允许;下拉菜单中选择;文本长度;。然后在;数据;下拉菜单中选择;等于;,且;长度;为;4;。同时,我们再来到;出错警告;卡片中,将;输入无效数据时显示的出错警告;设为;停止;,并在;标题;和;错误信息;栏中分别填入;输入文本非法!;和;请输入四位数年份。;字样。

  很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel就会弹出示的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确;样式;的数值后方可继续录入。神奇吧?

  其实,在Excel的;数据有效性;判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如;文本类型;啊,;序列大小;啊,;时间远近;啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

  八、成组填充多张表格的固定单元格

  我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

  那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名;Sheet1;,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名;Sheet3;(如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选)。

  此时,我们看到Excel的标题栏上的名称出现了;工作组;字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,;工作组;中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。

  但是,仅仅同步输入是远远不够的。比如,我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击;编辑;菜单的;填充;选项,然后在其子菜单中选择;至同组工作表;。这时,Excel会弹出;填充成组工作表;的对话框,在这里我们选择;格式;一项,点;确定;后,同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

  九、改变文本的大小写

  在Excel中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

  在Excel2003中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:;=UPPER(源数据格);,将文本全部转换为大写;;=LOWER(源数据格);,将文本全部转换成小写;;=PROPER(源数据格);,将文本转换成;适当;的大小写,如让每个单词的首字母为大写等。

  例如,我们在一张表格的A1单元格中输入小写的;excel;,然后在目标单元格中输入;=UPPER(A1);,回车后得到的结果将会是;EXCEL;。同样,如果我们在A3单元格中输入;mr.weiwei;,然后我们在目标单元格中输入;=PROPER(A3);,那么我们得到的结果就将是;Mr.Weiwei;了。

  十、提取字符串中的特定字符

  除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等信息。

  如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话,最好使用;=RIGHT(源数据格,提取的字符数);函数,它表示;从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符;输入到此位置。当然,如果你想提取姓名的话,则要使用;=LEFT(源数据格,提取的字符数);函数了。

  还有一种情况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取;武汉;两个字时,就只须在目标单元格中输入;=MID(A5,4,2);就可以了。意思是:在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符,也就是第4和第5两个字。

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最后编辑于:2017-04-20作者: excel教程

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