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Excel数据透视表对多个工作表进行快速汇总

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   在Excel中 ;合并计算;工具只能用于几个工作表的结构完全相同的情况。假如每个Excel工作表行数、列数都不同。而且各个项目的行顺序和列顺序也不尽相同,就不能使用Excel;合并计算;工具了。

    在要汇总的每个Excel工作表数据区域只有一列文本,从第2列开始是要汇总的数字的情况下,可以使用;多重合并计算数据区域;类型的Excel数据透视表对多个工作表进行快速汇总

    但是,Excel 2007功能区中没有多重合并计算区域数据透视表的命令按钮,要想使用这个工具,必须将其添加到Excel 2007的快速访问工具栏中。具体步骤如下:

    1、在功能区上方的自定义快速访问工具拦中右击,选择快捷菜单中的;自定义快速访问工具栏;命令,如图1所示。

Excel自定义快速访问工具栏

图1

    2、此时会打开;Exccl选项;对话框,如图2所示。在;从下列位置选择命令;下拉列表框中选择;所有命令;选项,从命令列表框中选择;数据透视表和数据透视图向导;命令,单击;添加;按钮,将其添加到快速访问工具栏。

Excel数据透视图向导

图2

    3、单击;确定;按钮,关闭;Excel选项;对话框,即在快速访问工具栏中添加了;数据透视表和数据透视图向导;命令按钮,如图3所示。

Excel数据透视图

图3

    图4所示为3个工作表数据,每个工作表中保存有不同分公司的各个商品的销售额汇总,这3个工作表的名称及其在工作簿中的前后顺序分别是;上海分公司;、;北京分公司;和;苏州分公司;。现在要把这3个工作表的数据合并在一张工作表上,以便于进行各种统计分析。

Excel工作表数据

图4

    下面介绍利用;多重合并计算数据区域;类型的数据透视表将这3个工作表数据汇总在一起的具体制作方法和步骤。

    1、单击任何一个工作表的数据区域中的任何非空单元格,然后单击快速访问工具栏中的;数据透视表和数据透视图向导;按钮,打开;数据透视表和数据透视图向导一步骤1(共3步)’'对话框,选择;多重合并计算数据区域;单选按钮,如图5所示。

Excel数据表和数据图

图5

    2、单击;下一步;按钮,打开;数据透视表和教据透视图向导一步骤2a(共3步);对话框,选择;创建单页字段;单选按钮,如图6所示。

Excel数据透视表向导

图6

    3、单击;下一步;按钮,打开;数据透视表和数据透视图向导一步骤2b(共3步);对话框,如图7所示。

Excel数据透视图向导

图7

    4、在;选定区域;文本框中输入工作表;上海分公司;中的数据区域·可以单击;选定区域;文本框,然后激活工作表;上海分公司;,用鼠标选取数据区域,如图8所示。

Excel数据透视图向导

图8

    5、单击;添加;按钮,则工作表;上海分公司;中的数据区域印添加到;所有区域;列表框中,如图9所示。

Excel数据透视表向导

图9

    6、分别激活工作表;北京分公司;和;苏州分公司;,用鼠标选取数据区域,将这两个工作表的数据区域添加到;所有区域;列表框中。图10所示为将3个工作表中的数据区域都添加到;所有区域;列表框中的情形。

Excel数据透视表向导

图10

    7、单击;下一步;按钮,打开;数据透视表和数据透视图向导一步骤3(共3步)’。对话框。如图11所示。

Excel数据透视表向导

图11

    8、选择;新建工作表;单选按钮,单击;完成;按钮,即可得到如图12所示的基本汇总表。

Excel基本汇总表

图12

    显然,图12所示的汇总表不是我们所要的,因此还要对数据透视表进行格式化。

    9、设置数据透视表的报表格式。

    单击;数据透视表工具;|;设计;选项卡,在;数据透视表样式;功能组右侧单击;其他;按钮,如图13所示,展开数据透视表样式列表,再选择;清除;命令,如图14所示。

Excel数据透视图样式

图13

Excel数据透视表样式

图14

    这样,即可得到图15所示的数据透视表格式。

Excel数据透视表格式

图15

    再在;数据透视表工具;|;设计;选项卡中,单击;布局;功能组中的;报表布局;按钮,在弹出的下拉菜单中选择;以表格形式显示;命令,如图16所示,得到如图17所示的报表。

Excel以表格形式显示

图16

Excel透视表

图17

    10、修改字段名称。

    字段;行;标签表示月份,字段;列;标签表示商品,因此可将它们的名称分别改为明确的名字;月份;和;商品;:而字段;求和项:值;是金额数据的汇总结果,因此可以改为名称;金额;。字段;页1;代表3个汇总的工作表,因此将其重命名为;分公司;,如图18所示。

Excel修改字段名称

图18

    11、单击字段;分公司;的下拉按钮,弹出的列表如图19所示,可以看出,字段;分公司;的项目有3个,分另是;项1;、;项2;和;项3;,但是这3个项目分别代表哪个工作表呢?

选择Excel字段

图19

    在图20所示对话框的;所有区域;列表框中,各个工作表数据区域的先后顺序是;北京分公司;、;上海分公司;和;苏州分公司;,因此,;项1;就是;北京分公司;,;项2;就是;上海分公司;,;项3;就是;苏州分公司;。也就是说,修改页字段的各个项目名称的依据是图20所示对话框;所有区域;列表框中各个区域的先后顺序,而不是工作表在工作簿中的前后顺序。

Excel列表框

图20

    重命名字段;分公司;下所有项目名称的一个简单方法是,将页宇段;分公司;拖至行标签区域,将字段;月份;拖至报表筛选区域,使数据透视表变为如图20所示的情形,然后分别在数据;项1;、;项2;和;项3;所在的单元格中将;项1;、;项2;和;项3;直接改为;北京分公司;、;上海分公司;和;苏州分公司;,如图21所示。

Excel字段

图21

    修改完毕后,重新布局数据透视表,将字段;分公司;拖至报表筛选区域,将字段;月份;拖至行标签区域。

    12、但是,字段;月份;下的10月、11月和12月的数据排在了其他月份的前面,不符合习惯,因此需要对其位置进行调整,选择单元格区域A6:A8,将鼠标指针对准区域的边框,当鼠标指针变为十字箭头时,按住左键不放拖动鼠标,将10月、11月和1 2月的数据拖至9月数据的下面,如图22所示,这就是最终要求的汇总表。最后将汇总表所在的工作表重命名为;汇总表;。 

重新布局Excel透视表

图22

   Excel数据透视表对多个工作表进行快速汇总主说讲了如何使用Excel数据透视图功能,同时我们也学习多重合并数据区域的数据透视表。


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